この仕事、ぜんぶ やさしく説明します

1そもそも何をする仕事なの？

大阪府の役所には、たくさんの書類（＝公文書）があります。 書類には「何年間とっておく」という期限が決まっていて、その期限が切れると、ふつうは捨てられます。

でも、全部を捨ててしまうと困ります。 その中には「これは歴史の記録として残しておくべきだ」というものが混ざっているからです。

2なぜ、むずかしいの？

理由① 残すべきものが、とても少ない

しかも、この1,116個は、かたまって置かれているわけではありません。 体育館じゅうにばらばらに散らばっています。だから全部の箱を開けて確かめるしかない、というのが今のやり方です。

理由② まちがえたときの重さが、左右でぜんぜん違う

まちがい方	どうなるか
残すべきものを、捨ててしまった	二度と戻らない。取り返しがつかない
捨てていいものを、残してしまった	職員の方が見て、あとで外せばいい

理由③ 箱のフタに書いてある名前しか見られない

AIが見られるのは、箱の外に書いてある情報だけです。 書類の名前、担当の課の名前、分類の記号、何年の書類か——このくらい。 箱を開けて中身を読むことはできません。

だから、外から見るとまったく同じなのに、片方は残す・片方は捨てるという箱が出てきます。 こうなると、どんなに賢いAIでも見分けられません。いま、そういう箱が66個あります。

33回の打ち合わせで、何をしてきたか

いつ	やったこと	見つかった数 （1,116個中）
9月9日 1回目	役所の決まり（残す基準19項目）と照らし合わせる仕組みを作った。 さらに「分類の記号」ごとに、これまで何個残されてきたかを手がかりに足した	538個
9月17日 報告会	「過去に同じ名前の書類が残されていたか」を手がかりに足した。 去年「◯◯計画 資料」が残されたなら、今年の同じ名前も残される、という考え方	742個
10月1日 2回目	「課の名前が変わっているか」を手がかりに足した。くわしくは下	785個
10月13日 3回目	数え方そのものを変えた（第4章）	—

※「見つかった数」＝ AIがあやしい順に並べて、上から3,000個（全体の5%弱）見たときに見つかる数

10月1日の発見：「課が変わった」には2種類あった

書類には「いま持っている課」と「もともと作った課」が書いてあります。 この2つが違うとき、最初は「課が変わった」とひとまとめにしていました。

ところが数えてみると、まったく性質の違う2種類が混ざっていました。

どんな変わり方か	残された割合
名前が変わっただけ（例：A課 → B課に改称）	0% 1個も残っていない
仕事そのものが引っ越した（例：ある仕事がC課からD課へ）	約19% 平均の10倍以上

つまり「仕事が引っ越した書類」だけが大事なサインでした。 ひとまとめにしていたせいで、この2つが打ち消し合っていたのです。分けたら精度が上がりました。

4いちばん大きな発見「束でまとめる」

大阪府の方から、こう言われていました。

1つずつ順番に並べるやり方では、これに届きませんでした。 全部を見つけようとすると、結局93%（約6万個）を見ることになるからです。ほとんど減りません。

そこで、並べ方ではなく「まとめ方」を変えてみました

似ている箱どうしを、ひもで縛って「束」にします。 縛る基準は 「同じ課」「同じ分類の記号」「同じ保存年数」 の3つです。

じゃあ、残りの約6万個はどうするの？

見ないわけではありません。束ごと、まとめて確認します。

たとえば「人事課の出勤簿」が214個まとまった束があります。 中身は全部同じ形です。これを1個ずつ214回チェックする必要はありません。束ごと1回で済みます。

	いまのやり方	束でやる場合
1個ずつ中を見る	64,454個	約5,000〜12,700個
束ごとまとめて確認	—	12,064回
画面をさわる回数	64,454回	約17,000回（4分の1）
全部に目が通るか	通る	通る

5考え方を変えました

AIの役目を、3つに置きかえました

役目	どういうことか
① 見る順番を 決める	全部見るのは変わりません。順番だけ変えます。 いちばんあやしい300個を先に見ると、そのうち85%が当たりです（ふつうに並べると1.7%）。 948個目で、残すべき箱の半分に届きます。
② 人の判断を 二重に確かめる	職員の方が「捨てる」と決めたものの中で、AIが強く「残すべき」と言っているものだけを、 もう一度見るリストにします。この使い方は、見落としを減らす方にしか働きません。
③ 理由が 残る	なぜその箱を上に置いたのか（分類記号・保存年数・課の実績・名前の言葉）を 1個ずつ記録できます。あとから説明を求められたときに答えられます。

6できないこと（正直に書きます）

• 4,966個より少なくはなりません。残すべき箱が入った613束の中身が、その数だからです
• 100%の保証は、機械だけではできません。だから残りの束も、まとめて必ず目を通す作りにしています
• 外から見分けられない箱が66個あります。中を読めない以上、どうしようもありません
• お手本が1年分しかありません。AIは「去年こうだった」を手がかりにするので、年数が増えれば賢くなります
• 作業時間が4分の1になる、とは言えません。減るのは画面をさわる回数です。 214個の束を1回で確認する作業は、1個を見るより時間がかかります。 実際どれだけ短くなるかは、使ってもらってから測ります。

7今日（10月13日）お願いすること

お借りできると助かるもの（無くても進みます）

• 去年・おととしのお手本データ　お手本が増えると、AIが賢くなります。加工はこちらでやります
• 課の名前の新旧対応表　「A課はB課に変わった」という一覧があると、正確に追えます

8ことばの決まり（社内用）

これまでの反省から、言い方のルールを決めました。資料を書くときは必ずこれに合わせてください。

使わない	使う
1,095件を主語にする	1,116件（大阪府が数えた数）。1,095は「そのうち一覧の中にある数」として注記だけ
「回収」（大阪府から使うなと指摘あり） 「出会える」（こちらが勝手に選んだ言い換え。合意なし）	「見つかる」、または件数でそのまま言う
「上限94.3%」	「外から見分けられない箱が66個」（割合ではなく個数で）
「正答率◯%」	使わない。全部「捨てる」と答えるだけで98.3%になるので、意味のない数字です